Internkontrollsystem om bord i fritidsbåt
Et levende internkontrollsystem binder sammen sjekklister, rutiner og avvikslogg slik at du kan dokumentere sikkerhetsarbeidet for sensor. Systematikken viser at planer for sikkerhetsbrief, for-avgang-sjekklister og ulykkesrapportering henger sammen.
Grunnelementene i internkontrollen
- Kartlegg lovkrav og lokale forskrifter og legg dem inn som vedlegg i internkontrollmappen.
- Definer hvem som er prosesseier for hver rutine slik at oppfølging ikke faller mellom to stoler.
- Opprett en årskalender der du markerer revisjoner, servicebesøk og planlagte øvelser.
Slik bygger du internkontrollen i praksis
- Samle alle eksisterende prosedyrer for brannvarsling, gass, drivstoff og evakuering i én digital mappe.
- Lag en struktur som speiler hovedområdene i båtførerprøven: navigasjon, sikkerhet, miljø, motor og dokumentasjon.
- Definer måleparametere (KPI) for hver kategori, eksempelvis maksimalt antall avvik per kvartal eller responstid på mann over bord-prosedyrer.
- Distribuer kortversjoner av prosedyrene til mannskapet via mobil eller laminerte kort i cockpit.
- Planlegg internrevisjon der to personer bytter sjekkliste og kontrollerer hverandres område.
Mal for hovedoversikt
| Område | Sjekkliste | Status | Sist oppdatert | Tiltak |
|---|
| Navigasjon | Kontroll av kart, kompass, gnss-integritet | ✔ | 04.03 | Oppdatere ruteplan for ny bøye |
| Sikkerhet | Brannøvelse, redningsflåte og MOB | ✖ | 12.02 | Planlegge kombinert øvelse uke 11 |
| Miljø | Farlig avfall og septik | ✔ | 28.02 | Bestille levering hos havna |
| Motor | Dieselmotor-kontroll og kjølesystem | ✔ | 01.03 | Kontroll av pakning ved vårservice |
| Dokumentasjon | Lisens, forsikring, kursbevis | ✖ | 10.01 | Oppdatere internkontrollpermen |
Avvikshåndtering og tiltaksliste
| Avvikstype | Eksempel | Krav til registrering | Tiltak | Oppfølging |
|---|
| Sikkerhet | Ufullstendig brannøvelse | Tidspunkt, involverte, beskrivelser | Ny øvelse innen 7 dager | Signeres av sikkerhetsansvarlig |
| Teknisk | Spenning faller under 11,5 V ved inverterbruk | Måledata, bilder, utløsende faktor | Redusere last og verifisere lading | Lukkes etter dokumentert test |
| Miljø | Manglende kvittering for septiktømming | Havn, dato, volum | Skaffe kopi eller levere på nytt | Kontrolleres under neste revisjon |
| Mannskap | Manglende signatur på sikkerhetsbrief | Navn, vakt, årsak | Gjennomgå punktet på nytt og sikre signatur | Eskaleres til skipper ved gjentak |
- Bruk numeriske avviksnummer og referer til dem i ulykkesrapporteringen.
- Sett frist og ansvarlig person for hvert tiltak, og følg opp i neste mannskapsmøte.
- Arkiver lukket avvik med bilde eller dokumentasjon slik at du kan vise sensor forbedringen.
Digitale verktøy og deling
- Synkroniser internkontrollen med digital seilingslogg slik at hendelser kobles til posisjon og vær.
- Gi landkontakt lesetilgang til de viktigste prosedyrene via sky-lagring.
- Bruk QR-koder om bord som peker til siste revisjon av sjekklister, slik at mannskapet alltid har oppdatert versjon.
- Marker hvilke dokumenter som må være tilgjengelige offline i tilfelle nettverket faller ut.
Integrering i daglig drift
| Aktivitet | Hvordan internkontrollen brukes | Resultat |
|---|
| Før avgang | Sjekk at alle punkter fra for-avgang-sjekklisten er signert i appen | Skipper kan vise sensor komplett logg |
| Under seilas | Loggfør avvik og tiltak direkte fra bro | Reduserer tap av informasjon i etterkant |
| Etter anløp | Gjennomfør debrief og oppdater tiltaksliste | Løfter læringen inn i neste tur |
| Sesongslutt | Samle nøkkeltall for avvik, øvelser og revisjoner | Underlag til ny sesongplan |
- Koble internkontrollen til uthavn-planlegging slik at du vurderer risiko i områder uten infrastruktur.
- Tilpass sjekklistene til ulike fartøy du fører, og merk hvilke punkter som gjelder for eksempel RIB vs. seilbåt.
- Revider internkontrollen når nytt utstyr monteres, som parallelindeks på radar.
Øvingsoppgaver til båtførerprøven
- Fullfør en mini-revisjon av sikkerhetsområdet ved å bruke tabellen over og loggfør funnene i internkontrollpermen.
- Lag en flytskjema som viser hvordan et avvik fra sikkerhetsøvelser ender i tiltaksliste og lukkes.
- Beskriv muntlig for sensor hvordan internkontrollen gjør det enklere å dokumentere HMS i møte med Kystverket.
- Opprett en digital mappe i loggsystemet der du samler revisjonsbevis og sjekklister, og del tilgang med mannskapet.
Et oppdatert internkontrollsystem viser sensor at du styrer båten profesjonelt, følger lovkravene og sikrer kontinuerlig forbedring av sikkerhetsarbeidet.