Båtdokumentasjon og tilsynsrutiner

Tilsynsmyndigheter og sensorer forventer at du har full kontroll på båtdokumentasjon, logg og vedlikeholdsbevis. En ryddig struktur gjør at du raskt kan vise samsvar mellom planer, øvelser og faktiske tiltak som i seilingsplanen. Bygg dokumentasjonsmappen rundt registreringen i Fritidsbåtregisteret og merkekrav og sikkerhetsrutinene du trener på i drivstoffhåndtering og kuldesikring. Sett permen inn i et strukturert internkontrollsystem slik at sensor ser hvordan dokumentasjon og HMS henger sammen.

Obligatoriske dokumenter om bord

Kontrollrutine før avgang

1. Bekreft at loggboken er ajourført med dato, mannskapsliste og planlagt rute.
2. Sjekk at digital backup ligger på kryptert minnepinne og i sky-lagring.
3. Plasser mest brukte dokumenter i vanntett mappe nær førerplassen.
4. Oppdater signaturfelt når du har gått gjennom sikkerhetsbriefen.
5. Skann nye kvitteringer fra havn, bunkring og service mens alt er ferskt.

Tabell for loggføring etter øvelser

Struktur for dokumentasjonsmapper

• Perm 1 – Operasjon: Registreringsbevis, forsikring, kopi av ansvarskontrakter og utskrifter fra seilingsplanen.
• Perm 2 – Vedlikehold: Servicebevis, motorlogg, drivstoffrapporter, samt kvitteringer for reservedeler.
• Perm 3 – Beredskap: Sikkerhetsbrief, øvelseslogg, risikovurderinger, kuldeprotokoller og bilder fra sikkerhetsutstyr.
• Digital mappe: Speil alt i PDF og ta månedlig backup med kontrollsum for å dokumentere integritet.

Digital tilgang og revisjonskalender

• Del krypteringsnøkkel og nødpassord med reservefører i forseglet konvolutt slik at sikkerhetsbriefen blir komplett.
• Legg inn automatiske påminnelser i kalenderapp og bekreft med kvittering i loggboken etter hver revisjon.
• Synkroniser mannskapslister med passasjer- og evakueringsplanen for å sikre samsvar med personvernkrav og beredskap.

Etter hendelser og inspeksjoner

• Sett en 24-timers frist for å arkivere nye dokumenter og kryss av fristen i loggboken slik at ingenting blir glemt etter travle hendelser.
• Del korte sammendrag med mannskapet på neste sikkerhetsbrief og få signatur for at endringer er forstått.
• Oppdater risikomatriser og sjekklister med funn fra ulykkesrapporteringen før neste inspeksjon.

Slik håndterer du tilsyn på stedet

• Legg frem dokumentene i fast rekkefølge: registrering, forsikring, logg, øvelsesbevis.
• Forklar rutiner rolig og vis hvor tiltak er krysset av i tabellene; bruk samme språk som i loggen for å virke profesjonell.
• Vis samsvar mellom skriftlig plan og praktiske tiltak, for eksempel hvordan du brukte varmeplanen fra kuldesikring etter siste øvelse.
• Noter spørsmål fra inspektør og lag en handlingsplan med tidsfrister samme dag.
• Signer tilsynsrapporten når alt er gjennomgått, og skann den til digitalt arkiv umiddelbart.

Forberedelser til båtførerprøven

1. Lag en oversikt over alle dokumenter båten din trenger og ranger dem etter risiko ved manglende fremvisning.
2. Skriv et kort manus du kan bruke når sensor ber deg forklare hvordan dokumentasjonen støtter sikker drift.
3. Trén på å hente frem digitale kopier uten nett ved å bruke lokal mappe på nettbrett.
4. Kombiner dokumentasjonen med sjekkpunktene i kuldeloggen og bunkringsrutinen for å vise helhetlig styring.

Med en strukturert dokumentasjonsplan viser du både sensor og tilsynsmyndigheter at sikkerhetstiltakene dine er sporbare, reviderbare og alltid klare til innsats.